En lien avec les différents services (formation, commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l’organisation interne et à la qualité de l’accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

Accueil et gestion des flux

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants

• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)

• Contrôler l’accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité

• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l’entreprise

Support administratif et logistique

• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis

• Gérer les envois postaux et affranchissements

• Suivre l’état des stocks de fournitures et consommables

• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs

• Participer au rangement et à l’organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

Soutien à la formation clients

• Assurer le suivi complet des formations, de l’inscription à la facturation, en lien avec les équipes internes et les clients :

  • Avant la formation :
    Organisation administrative des sessions (inscriptions, rendez-vous, devis, relances clients et collaborateurs)

  • Pendant la formation :
    Préparation logistique et documentaire (supports, convocations, attestations), mise à jour des plannings, gestion des rattrapages

  • Après la formation :
    Suivi post-formation (facturation, questionnaires de satisfaction, mise à jour du CRM)

Services généraux

• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance…)

• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires

• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement

• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Conditions d'emploi :

Poste en CDI contrat 35H ;

Fourchette : 25k€ - 30k€ (package) ;

Convention collective : Syntec.

Avantages :

✅Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu ;

✅Des perspectives d’évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l’international ;

✅Prime de Participation ;

✅Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60% ;

✅ Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et/ou avantage covoiture/vélo) ;

✅Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation de 1000€.

🎓 Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

💼 Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Compétences clés :

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)

• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur

• Excellente communication orale et écrite

• Sens de l’accueil, présentation soignée et esprit de service

• Bonus : Niveau d’anglais professionnel pour les échanges clients ou prestataires